Huishoudelijk reglement 2019

Huishoudreglement Ouderraad

Vrije Basisschool Sint-Jan

1.Situering

 

In uitvoering van het decreet van 2 april 2004 betreffende participatie op school en de Vlaamse Onderwijsraad (BS van 6 augustus 2004) en van de omzendbrief lokale participatieregeling in basis- en secundair onderwijs (dd. 16/05/2014), en gelet op het feit dat er vanuit de ouderwerking is geopteerd om een ouderraad op te richten, wordt in de onderwijsinstelling:

 

Vrije Basisschool Sint-Jan

Balleistraat 20

1790 Affligem

 

een decretale ouderraad opgericht.

 

Het huishoudelijk reglement is ter goedkeuring voorgelegd aan het schoolbestuur op 30/09/2019.

2.Samenstelling

 

De ouderraad bestaat uit ouders van regelmatig ingeschreven leerlingen in de school. De ouders worden geïnformeerd met een oproepingsbrief en kunnen zich zo kandidaat stellen voor de ouderraad. Er kunnen geen ouders worden geweigerd om toe te treden tot de ouderraad.

Vanuit de leden van de algemene ouderraad zal er een dagelijks bestuur worden verkozen. Deze kern van de ouderraad bestaat uit maximaal 10 leden.

De ouderraad wordt elk jaar opnieuw aangevuld en samengesteld. Dit gebeurt telkens via een oproepingsbrief aan alle ouders. De voorzitter van de ouderraad nodigt alle kandidaten uit via e-mail en indien nodig volgen er verkiezingen voor de verschillende mandaten.

 

De directeur en het schoolteam zullen als waarnemende leden de school vertegenwoordigen op de vergaderingen van de ouderraad. Zij hebben een raadgevende stem. Zij verzorgen de communicatie naar het hele schoolteam.

 

Ervaringsdeskundigen en experten kunnen op uitnodiging als waarnemende leden de vergaderingen van de ouderraad bijwonen.

 

Aan een lidmaatschap van de ouderraad (inclusief kern) komt een einde als:

 

- de kinderen van de ouder de school verlaten hebben

- het lid ontslag neemt

- het lid in een toestand van onverenigbaarheid* komt.

 

*  Onder “onverenigbaarheid” valt als ouders:

  • deel uitmaken van het schoolbestuur
  • personeelslid zijn van de school of van het begeleidende CLB van de school

3.Mandaten en bestuur

 

De mandaten van voorzitter, penningmeester en dagelijks bestuur zijn voor vier jaar geldig. Een mandaat eindigt ook als aan het lidmaatschap van de ouderraad een einde komt.

 

Voorzitter

 

De voorzitter wordt voor de duur van zijn of haar mandaat verkozen door de leden van de algemene ouderraad. De verkiezing gebeurt bij gewone meerderheid. Indien 1 lid hierom verzoekt, is de stemming geheim.

 

De voorzitter opent en besluit de vergadering. Hij of zij leidt de besprekingen, staat in voor de goede werking van de ouderraad en waakt over de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement.

 

De voorzitter functioneert als draaischijf geholpen door de leden.

 

Op het einde van de vergadering leest de voorzitter de standpunten van de vergadering voor. Deze worden goedgekeurd door de leden van de vergadering. Eventuele minderheidsstandpunten kunnen hieraan toegevoegd worden.

 

Alle briefwisseling bestemd voor de ouderraad, wordt aan de voorzitter gericht.

 

De voorzitter zorgt voor de open communicatie naar de school, ouders en voogden via verslag dat te vinden is op het secretariaat en op de website van de school onder de rubriek ‘ouderraad’.

 

De voorzitter van de ouderraad deelt de standpunten van de vergadering mee aan de directeur en aan de voorzitter van de schoolraad. In voorkomend geval worden ook de minderheidsstandpunten aan de voorzitter van de schoolraad meegedeeld.

 

Penningmeester

 

De penningmeester wordt voor de duur van zijn of haar mandaat verkozen door de leden van de algemene ouderraad. De verkiezing gebeurt bij gewone meerderheid. Indien 1 lid hierom verzoekt, is de stemming geheim.

 

Het beheer van de rekening en financiën van de ouderraad zal gebeuren door de penningmeester.

 

Leden

 

  1. Algemene vergadering ouderraad

 

Alle ouders van regelmatig ingeschreven leerlingen in de school kunnen lid worden van de ouderraad. Als leden van de ouderraad hebben zij een belangrijke rol, aangezien zij mee verantwoordelijk zijn voor de positieve ingesteldheid van de raad.

De leden willen constructief meewerken en meehelpen bij de organisatie van de activiteiten, voor zover dit voor hen mogelijk is.

 

  1. Dagelijks bestuur ouderraad

 

Vanuit de algemene ouderraad zal een kern of dagelijks bestuur worden verkozen of aangevuld met een mandaat van 4 jaar. Deze kern bestaat uit maximaal 10 leden en omvat uiteraard de leden met het mandaat van voorzitter en penningmeester.

 

Secretaris

 

De rol van secretaris tijdens een vergadering zal beurtelings worden toegewezen aan de leden van de kern van de ouderraad.

 

De secretaris bezorgt al de leden de notulen van de vergadering met een afzonderlijke lijst van de actiepunten voor de leden ten laatste 1 week na de vergadering.

 

Ondervoorzitter

 

Om de goede werking van de ouderraad te garanderen zal binnen de kern van de ouderraad een ondervoorzitter worden verkozen met een mandaat van 1 jaar. De ondervoorzitter neemt de rol van de voorzitter over in geval van afwezigheid of onbeschikbaarheid.

 

De verkiezing gebeurt bij gewone meerderheid. Indien 1 kernlid hierom verzoekt, is de stemming geheim.

 


 

Afgevaardigden schoolraad

 

De ouderraad vaardigt twee leden af vanuit het dagelijks bestuur in de schoolraad. Na iedere vergadering van de schoolraad brengen de afgevaardigden verslag uit aan het dagelijks bestuur van de ouderraad welke deze zal opnemen in het verslag van de vergadering.

 

Afgevaardigden werkgroepen

 

De ouderraad zal de verschillende werkgroepen van de school ondersteunen met afgevaardigden van de ouderraad. Per werkgroep zal minstens 1 lid van het dagelijks bestuur afgevaardigd worden, naast mogelijks meerdere leden van de algemene ouderraad.

 

De ouderraad zal zelf ook werkgroepen opzetten ter ondersteuning van de activiteiten en werking van de school. De samenstelling van de werkgroepen zal bestaan uit minstens 1 lid van het dagelijks bestuur van de ouderraad en verder meerdere leden van de ouderraad, eventueel aangevuld met leden van het schoolteam, en leden van het schoolbestuur.

 

Ontslag van een lid

 

Een lid dient schriftelijk ontslag te nemen gericht aan de voorzitter. Het lid dient minstens nog één vergadering bij te wonen en zijn of haar documenten of eigendommen van de ouderraad of van de school over te dragen.

 

Aangewezen is om eventueel ontslag aan te kondigen en in te dienen voor het einde van een schooljaar (april-mei).

 

Uitzetting van een lid

 

Wanneer een lid in strijd met het huishoudelijk reglement handelt of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt, wordt de volgende procedure gevolgd:

 

-       de betrokkene wordt over de feiten schriftelijk in kennis gesteld, met opgave van reden;

-     de betrokkene wordt over de feiten gehoord op een kernvergadering van de ouderraad die genoteerd wordt;

-     het dagelijks bestuur van de ouderraad kan bij zijn standpunt tot uitzetting blijven mits ¾ meerderheid van de kernleden akkoord gaat. Indien 1 kernlid hierom verzoekt, is de stemming geheim;

-       tijdens deze procedure is de betrokkene geschorst als lid van de ouderraad.

 


 

4.Bevoegdheden van de ouderraad

 

Volgens het participatiedecreet heeft de ouderraad een ondersteunende rol ten aanzien van de schoolraad.

 

De ouderraad kan zowel op vraag van de schoolraad als op eigen initiatief advies uitbrengen aan de schoolraad. De ouderraad kan zich uitspreken over alle aangelegenheden waarover de schoolraad adviesbevoegdheid heeft.

 

De schoolraad overlegt over deze thema’s met het schoolbestuur en/of de directeur. De ouderraad bereidt het standpunt van de ouders voor.

 

De ouderraad kan uit eigen beweging een advies uitbrengen over ontwerpen die betrekking hebben op materie die de ouders aanbelangt. Elk desbetreffend advies van de ouderraad wordt ter informatie bezorgd aan de overige voormelde raden en de schoolraad.

 

De ouderraad kan binnen de grenzen van hun decretale bevoegdheid initiatieven nemen ten behoeve van de ondersteuning en werking van de school. Deze initiatieven dienen te passen binnen de normale werking en het pedagogische project van de school. Ze worden voorgelegd aan het schoolbestuur en kunnen ingericht worden na goedkeuring van het schoolbestuur.

Persoonlijke voorvallen worden door de ouderraad niet behandeld, dit geldt zowel voor wat betreft de leerlingen, ouders, voogden als voor de leerkrachten.

 

Leden van de ouderraad verbinden zich ertoe om geen informatie of besluitvorming gemaakt tijdens de vergadering door te geven aan derden alvorens die in het verslag vrijgegeven zijn.

 

De ouderraad heeft een informatieplicht om te communiceren naar alle ouders van de school over hun werking, hun activiteiten, standpunten en over de wijze waarop zij hun bevoegdheden uitoefenen. Dit staat in het decreet betreffende participatie op school en de Vlaamse Onderwijsraad. Dit gebeurt onder de rubriek ‘ouderraad’ op de website van de school.

 

De ouderraad heeft als doel:

 

- een goed contact en een goede samenwerking tussen enerzijds de school en anderzijds de ouders en voogden te bevorderen en te onderhouden;

 

- de belangen van alle leerlingen, hun ouders en voogden mede te behartigen;

 

- de school te vertegenwoordigen bij officiële en niet-officiële gebeurtenissen, medewerking te verlenen bij de organisatie en uitvoering van niet-lesgebonden activiteiten, en steun te verlenen aan initiatieven die de school ten goede komen;

 

- te zoeken naar mogelijkheden om ons onderwijs vooruit te helpen binnen de gemeente.

5.Werkingsmiddelen

 

Opbrengsten uit activiteiten georganiseerd door de ouderraad zullen enerzijds worden gebruikt voor extra projecten die de leerlingen ten goede komen. Deze projecten worden door de ouderraad, in samenspraak met de leerkrachten van de school, gekozen en door de schoolraad goedgekeurd. Anderzijds dienen de opbrengsten om de andere schoolactiviteiten (bijvoorbeeld, attentie op de dag van de leerkrachten) te financieren.

Ten slotte mogen de opbrengsten ook gebruikt worden om de goede werking van de ouderraad te ondersteunen.

De middelen die uit deze activiteiten worden gegenereerd of uitgegeven, moeten in de boekhouding van de vzw opgenomen worden.

 

Het bestuur van Sint-Jan stelt een rekening ter beschikking die de ouderraad autonoom kan gebruiken in functie van bovenstaande activiteiten.

De ouderraad moet te allen tijde in staat zijn om de transacties en status van deze rekening te verantwoorden. De school kan niet vrij beschikken over de inhoud van deze rekening, maar de ouderraad verbindt er zich toe om de fondsen te gebruiken ten voordele van de leerlingen van de school.

De volgende 3 personen hebben volmacht op deze rekening:

  • Een lid van het schoolbestuur van de vzw Katholiek Onderwijs St. Jan Teralfene
  • De penningmeester van de ouderraad
  • De voorzitter van de ouderraad

6.Vergadering

 

De voorzitter bepaalt in overleg aan het begin van het schooljaar de tijd en de plaats van de vergaderingen voor zowel de algemene vergaderingen als voor het dagelijkse bestuur, daarbij rekening houdend met activiteiten die gedurende het schooljaar plaatsvinden.

 

De data van deze vergadermomenten zullen via de notulen van de vergadering aan het schoolbestuur, de directie en aan de voorzitter van de schoolraad worden meegedeeld.

 

Van de leden wordt verwacht dat zij de vergaderingen bijwonen. Bij verhindering wordt de voorzitter op de hoogte gebracht.

 

De aangewezen secretaris verstuurt de uitnodiging na akkoord van de voorzitter. Ze bevat agenda, datum, plaats, uur van de vergadering, en zo mogelijk bijhorende documenten (zoals het verslag van de vorige vergadering) en nota’s. Bij het vaststellen van datum en uur wordt rekening gehouden met de mogelijkheden van de leden.

 

De uitnodiging wordt minstens één week voor de vergadering verstuurd.

 

De ouderraad kan externen uitnodigen.

 

Afgevaardigden van het schoolpersoneel en het bestuur van Sint-Jan mogen deze vergaderingen bijwonen.

 

De voorzitter stelt de agenda op. Op vraag van een lid wordt elk onderwerp dat binnen de bevoegdheid van de ouderraad valt, op de eerstvolgende vergadering geplaatst.

Op de agenda kan ter zitting geen punt worden toegevoegd tenzij alle leden daarmee akkoord gaan. Agendapunten dienen immers van tevoren worden ingediend bij de voorzitter.

 

Algemene vergaderingen

 

De 4 algemene vergaderingen van de ouderraad vinden op volgende tijdstippen plaats:

 

  1. Bij de start van het nieuwe schooljaar (midden september)
    1. om de ouderraad opnieuw samen te stellen
    2. eventuele vrijgekomen mandaten opnieuw toe te wijzen
    3. en de werkgroepen samen te stellen
  2. Voor het einde van het kalenderjaar (midden december)
    1. om een stand van zaken voor te leggen
    2. belangrijke punten te bespreken
    3. en eventuele vrijgekomen mandaten opnieuw toe te wijzen
  3. Na de start van het nieuwe kalenderjaar (midden maart)
    1. om een stand van zaken voor te leggen
    2. belangrijke punten te bespreken
    3. en eventuele vrijgekomen mandaten opnieuw toe te wijzen
  4. Voor het einde van het schooljaar (midden juni)
    1. om de verwezenlijkingen van de ouderraad voor te stellen
    2. de leden te informeren over mogelijke veranderingen volgend schooljaar
    3. status te geven van de huidige mandaten van de ouderraad
    4. en vrijgekomen mandaten toe te wijzen onder de leden van de ouderraad

 

Deze vergaderingen zullen doorgaan in de schoolgebouwen van Sint-Jan.

 

Dagelijks bestuur

 

De maandelijkse vergaderingen van de kern vinden op het einde van elke maand plaats, met uitzondering van de maand juli.

 

  • Augustus
    1. Data vergaderingen voor het nieuwe schooljaar, van september tot augustus
    2. Data activiteiten voor het nieuwe jaar
    3. Actieve werkgroepen van de ouderraad
    4. Actieplan werving nieuwe leden
    5. Voorbereiding algemene vergadering
  • September
    1. Samenstelling werkgroepen
    2. Voorbereiding schoolraad
    3. Bespreking algemene vergadering
  • Oktober
    1. Bespreking schoolraad
    2. Status werkgroepen
  • November
    1. Voorbereiding schoolraad
    2. Status werkgroepen
    3. Voorbereiding algemene vergadering
  • December
    1. Bespreking schoolraad
    2. Status werkgroepen
    3. Bespreking algemene vergadering
  • Januari
    1. Voorbereiding schoolraad
    2. Status werkgroepen
  • Februari
    1. Bespreking schoolraad
    2. Status werkgroepen
    3. Voorbereiding algemene vergadering
  • Maart
    1. Voorbereiding schoolraad
    2. Status werkgroepen
    3. Bespreking algemene vergadering
  • April
    1. Bespreking schoolraad
    2. Status werkgroepen
  • Mei
    1. Voorbereiding schoolraad
    2. Status werkgroepen
    3. Vaststelling einde mandaat
    4. Voorbereiding algemene vergadering
  • Juni
    1. Startvergadering nieuwe mandatarissen
    2. Bespreking schoolraad
    3. Bespreking algemene vergadering
    4. Status werkgroepen

 

De locatie van de vergadering kan variëren in en rond Teralfene en wordt door de voorzitter van de ouderraad bepaald.

 

Wanneer minstens 3 leden van de kern om een vergadering verzoeken, dient de voorzitter de kern bijeen te roepen uiterlijk 15 kalenderdagen na ontvangst van het verzoek, rekening houdend met eventuele verlofperiodes.

 

Werkgroepen

 

Tijdstip en locatie van de vergaderingen van de verschillende werkgroepen worden door de werkgroep zelf bepaald.

7.Besluitvorming

 

Algemene vergadering

 

De leden van de ouderraad staan in voor de verkiezing van voorzitter, penningmeester en leden van het dagelijks bestuur, welke worden verkozen onder de leden van de ouderraad.

Bij meerdere kandidaturen voor de mandaten van voorzitter en penningmeester, zal er na korte presentatie van de kandidaten, een stemming plaatsvinden. De persoon met de meeste stemmen achter zijn/haar naam na ronde 1 is verkozen voor het mandaat.

 

Indien er meer kandidaten zijn dan vrijgekomen plaatsen in het dagelijks bestuur, krijgen alle leden van de ouderraad 3 stemmen, deze kunnen ze dan verdelen over de beschikbare kandidaten. De kandidaten met de meeste stemmen zijn verkozen.

 

Bij mogelijke gelijke stand neemt de huidige kern na kort overleg de beslissing met als leidraad dat het dagelijks bestuur van de ouderraad bij voorkeur bestaat uit een zo divers mogelijke groep van ouders, verspreid over verschillende leerjaren en achtergronden, om zeker alle meningen en ideeën aan bod te laten komen. Er zijn echter geen strikte quota voor deze verdeling.

 

Dagelijks bestuur

 

In principe streven de leden van het dagelijks bestuur van de ouderraad bij het verstrekken van adviezen of het bepalen van standpunten een consensus na. In uitzonderlijke gevallen kan de ouderraad tot een stemming overgaan. In dat geval beschikt elk kernlid over een stem. De stemming gebeurt bij handopsteking, behoudens wanneer een lid om een geheime stemming verzoekt. De beslissing wordt genomen bij gewone meerderheid. Onthoudingen worden niet meegeteld. Bij staking van de stemmen is de stem van de voorzitter of zijn/haar plaatsvervanger doorslaggevend. Een lid van het dagelijks bestuur van de ouderraad kan een volmacht geven om te stemmen indien hij of zij niet aanwezig kan zijn op een vergadering.

 

Het dagelijks bestuur van de ouderraad is stemgerechtigd als minstens 6 leden van de kern aanwezig zijn.

 

Persoonsgebonden materie (met betrekking tot ouders, leerlingen, leerkrachten, school, relaties) mag geen invloed hebben op de beslissingen.

8.Verslaggeving en communicatie

 

De aangewezen secretaris stelt de verslagen op en bezorgt deze aan de voorzitter en leden van de vergadering ten laatste 1 week na de vergadering. Na goedkeuring van het verslag op de volgende vergadering staat de voorzitter in voor de verspreiding van het verslag naar de leden van de ouderraad en naar het schoolteam.

 

De verslagen van de ouderraad zijn ter inzage voor de ouders op het secretariaat van de school en worden ook op de schoolwebsite geplaatst onder de rubriek van de ouderraad.

 

De ouders kunnen informatie verkrijgen bij en opmerkingen geven aan de leden van de ouderraad.

 

In gepubliceerde verslagen van de ouderraad zullen geen namen van leerlingen en volwassenen genoemd worden, enkel indien dit nodig is voor de werking.

9.Geldigheid en wijziging van het huishoudelijk reglement

 

Dit huishoudelijk reglement treedt onmiddellijk na goedkeuring door de schoolraad in werking.

 

Dit huishoudelijk reglement geldt voor onbepaalde duur. Het kan gewijzigd worden op voorstel van het dagelijks bestuur van de ouderraad of op voorstel van het schoolbestuur.

 

Een voorstel van wijziging van dit reglement moet schriftelijk gebeuren.

 

Elke wijziging van de statuten, het huishoudelijk reglement en de samenstelling van de ouderraad wordt aan de schoolraad voorgelegd.

 

Bepalingen in het schoolreglement hebben altijd voorrang op bepalingen in dit document.